Förderbare Kosten: von Personal bis Patent

Was macht eine Kostenposition förderbar?

Förderbar ist eine Position dann, wenn sie dem Projekt direkt zurechenbar ist, tatsächlich angefallen ist und zusätzlich zum herkömmlichen Betriebsaufwand entstanden ist, und zwar innerhalb des Förderungszeitraums laut Förderungsvertrag. So steht es in Kapitel 1 des FFG-Kostenleitfadens in der Version 3.2. Sie gilt für Projekte aus Ausschreibungen, die ab dem 1. September 2025 gestartet sind, und ist in den FFG-Basisprogrammen für Einreichungen nach dem 31. Juli 2025 anzuwenden. Inhaltlich ist sie wortgleich mit Version 3.1.

Kalkulatorische Kosten sind ausgeschlossen, weil sie nicht tatsächlich angefallen sind. Was ohnehin im Betrieb angefallen wäre, ist nicht zusätzlich. Und was vor oder nach dem Förderungszeitraum liegt, zählt nicht, egal wie eng es inhaltlich zum Projekt gehört.

Der Kostenleitfaden 3.2 nennt daneben Positionen, die von vornherein draußen bleiben:

• Repräsentation und Bewirtung
• Marketing
• Vertrieb
• Patente, wobei die FFG das in ihrer FAQ zum Kostenleitfaden 3.2 präzisiert: Patenterhaltungskosten sind nicht förderbar, Erstanmeldung und Recherche bei KMU prinzipiell schon

Eine Kostenliste, die für alle österreichischen Förderstellen gilt, gibt es nicht zum Nachschlagen. Die FFG hat ihren Kostenleitfaden, die aws ihre eigene Kostensystematik in der T&I Richtlinie 2024-2026. Was unten steht, ist deshalb immer der FFG-Regel oder der aws-Regel zugeordnet. Reichst du bei einer anderen Stelle ein, gilt deren Regelwerk und das gehört vorher gelesen.

Wie berechnest du den Stundensatz?

Der Stundensatz ist eine Division: oben die Bruttogehälter und -löhne samt der darauf bezogenen Abgaben, unten der Jahresstundenteiler. So steht es im Kostenleitfaden 3.2 der FFG. Für die Abrechnung ist das Jahreslohnkonto des letzten abgeschlossenen Kalenderjahres im Berichtszeitraum heranzuziehen, pro Kalenderjahr ist ein Stundensatz pro Person zu bilden.

Als Jahresstundenteiler gilt bei Vollzeitbeschäftigung eine Pauschale von 1.720 Stunden. Das gilt auch bei Überstundenpauschalen und All-In-Verträgen. Bei Teilzeit wird der Teiler analog zum Beschäftigungsausmaß reduziert. In ihrer FAQ zum Kostenleitfaden 3.2 stellt die FFG außerdem klar, dass die 1.720 unabhängig davon gelten, ob im Betrieb 38,5 oder 40 Wochenstunden vereinbart sind.

Zwei Alternativen sind vorgesehen. Statt der Pauschale können die Anwesenheitszeiten des Kalenderjahres als Teiler dienen, Voraussetzung dafür ist ein geschlossenes Zeiterfassungssystem. Forschungseinrichtungen nach EU-Definition können unter Auflagen pauschal 1.290 Stunden ansetzen.

Die eigentliche Deckelung bei Personal ist nicht der Preis, sondern die Menge. Das abgerechnete jährliche Projektstundenausmaß pro Person darf den Jahresstundenteiler nicht überschreiten, und zwar über alle geförderten Projekte hinweg, also FFG, EU, aws, FWF und Bundesländer zusammen. Zusätzlich darf die Summe der abgerechneten Personalkosten die Kosten laut Jahreslohnkonto nicht übersteigen.

Kannst du deine eigene Arbeit als Gesellschafter abrechnen?

Für mitarbeitende Personen ohne Gehaltsnachweis gibt es einen eigenen Pauschalstundensatz von maximal 50 Euro pro Stunde, gedeckelt mit maximal 86.000 Euro pro Person und Jahr für alle geförderten Projekte. Der Kostenleitfaden 3.2 zählt dazu mitarbeitende Gesellschafterinnen und Gesellschafter, Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer, Eigentümerinnen und Eigentümer, Personen mit Vereinsfunktion laut Vereinsregister sowie Mitarbeitende ausländischer Förderungsnehmender.

Zwei Details aus der FFG-FAQ zum Kostenleitfaden 3.2 werden leicht überlesen. Die Maximalsumme von 86.000 Euro gilt je einzelner mitarbeitender Person pro Kalenderjahr, nicht einmal pro Unternehmen. Und der Gemeinkostenzuschlag ist weder im 50-Euro-Satz noch in den 86.000 Euro enthalten, er kommt obenauf. Auch Gesellschafterinnen und Gesellschafter mit einer Beteiligung von bis zu 25 Prozent können den Pauschalsatz ansetzen, sofern kein Beschäftigungsverhältnis besteht.

Bei der aws sieht das anders aus. Die aws T&I Richtlinie 2024-2026, nach deren Wortlaut Förderungsentscheidungen bis 31. Dezember 2026 möglich sind (Stand 25.08.2026), nennt in Punkt 5.1.1 keinen eigenen Betrag. Sie lässt in Ausnahmefällen Pauschalsätze bis zur Höhe gemäß § 1 Abs. 2 der Forschungsprämienverordnung zu, festzulegen im jeweiligen Programmdokument. Welche Fassung der Verordnung dabei heranzuziehen ist, klären wir am konkreten Programmdokument. Welcher Satz für dein Vorhaben gilt, steht also nicht in der Richtlinie, sondern im Dokument des Programms.

Welche Kosten zählen neben Personal?

Neben Personal kennt der Kostenleitfaden 3.2 Kosten für Anlagennutzung, Sachkosten, Drittkosten und Gemeinkosten. Im Kostenplan gehören sie getrennt.

Kosten für Anlagennutzung

Anzusetzen sind die anteilige Abschreibung der F&E-relevanten Anlagen, ein errechneter Maschinenstundensatz oder die Leasingrate. Ist kein Maschinenstundenteiler ermittelbar, kann ersatzweise der pauschale Jahresstundenteiler von 1.720 verwendet werden.

Sachkosten

Projektbezogenes Verbrauchsmaterial, geringwertige Wirtschaftsgüter, Lagerentnahmen und anteilige Lizenzgebühren.

Drittkosten

Unter anderem Auftragsforschung, technisches und wissenschaftliches Know-how, technische und wissenschaftliche Beratung sowie zugekaufte Personalleistungen wie Personalleasing und Werkverträge.

Gemeinkosten

Werden pauschal auf die abgerechneten Personalkosten, Kosten für Anlagennutzung, Sachkosten und Reisekosten aufgeschlagen. Die Höhe ermittelt der eCall automatisch.

Beim Gemeinkostensatz der FFG entscheidet der beihilfenrechtliche Status. Wer dem AGVO-Beihilfenrecht unterliegt, bekommt 20 Prozent, das trifft auf Unternehmen zu. Forschungseinrichtungen nach EU-Definition bekommen 25 Prozent. Zum Zeitbezug: Die Allgemeine Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO) ist bis 31. Dezember 2026 befristet (Stand 25.08.2026). Liegt dein Einreichzeitpunkt danach, sehen wir uns den dann geltenden Rechtsrahmen an, bevor wir mit dem Satz rechnen.

Die aws nennt in der Richtlinie keine Zahl. Die aws T&I Richtlinie 2024-2026 (Stand 25.08.2026) hält in Punkt 5.1.10 fest, dass Gemeinkosten über einen pauschalen Aufschlag abgegolten werden, den Satz selbst legt aber das jeweilige Programmdokument fest. Wichtig ist die Folge daraus: Was der Zuschlag abdeckt, darf nicht zusätzlich als Einzelkosten abgerechnet werden. Welcher Prozentsatz für dein Programm gilt, klären wir im Erstgespräch am konkreten Programmdokument, eine allgemeine aws-Zahl gibt es nicht.

Welche Patent- und Schutzrechtskosten sind förderbar?

Bei der FFG sind Kosten der Patent-Erstanmeldung und der Recherche bei KMU prinzipiell förderbar, Patenterhaltungskosten dagegen nicht. Das steht in der FFG-FAQ zum Kostenleitfaden 3.2 im Abschnitt Drittkosten. Der Satz endet dort allerdings mit einem Verweis: Ob ein bestimmtes Instrument diese Kosten anerkennt, ist im jeweiligen Instrumenten- oder Ausschreibungsleitfaden erläutert. "Prinzipiell förderbar" ist damit keine Zusage für dein Programm, sondern eine Erlaubnis, die das Programm einlösen muss.

Bei der aws ist der Rahmen breiter. Die aws T&I Richtlinie 2024-2026, nach deren Wortlaut Förderungsentscheidungen bis 31. Dezember 2026 möglich sind (Stand 25.08.2026), führt in Punkt 5.1.13 unter dem Titel erweiterte Innovationskosten für KMU an, dass bei Anwendung von Art. 28 AGVO beziehungsweise der De-minimis-Verordnung zusätzlich die Kosten für die Erlangung, die Validierung und die Verteidigung von Patenten und anderen immateriellen Vermögenswerten förderbar sind. So gibt die aws den EU-Rahmen in ihrer Richtlinie wieder, den Verordnungstext selbst haben wir dafür nicht herangezogen. In der regulären Kostenliste erfasst Punkt 5.1.6 außerdem den Erwerb von Patenten von Dritten.

Diese Richtlinie ist seit 1. Jänner 2024 in Kraft. Bei einem Schutzrechts-Vorhaben lohnt sich deshalb der Blick auf den Zeitplan, bevor du mit der Anmeldung startest. Wie ein Vorhaben überhaupt als förderfähiges Projekt zugeschnitten wird, steht in Wann ist ein F&E-Projekt förderfähig?.

Was musst du nachweisen?

Nachzuweisen sind drei Dinge: projektbezogene Zeitaufzeichnungen mit aussagekräftiger Tätigkeitsbeschreibung, stundenweise auf Tagesbasis, die Einhaltung der täglichen Maximalarbeitszeit von 12 Stunden mit Ausnahme von Dienstreisen und die Aufbewahrung der Unterlagen über zehn Jahre. So steht es im Kostenleitfaden 3.2 der FFG, und die Pflicht trifft alle Projektmitarbeitenden. Die Dokumentation entscheidet am Ende darüber, ob die kalkulierte Zahl anerkannt wird.

Zum Nachweis der Angemessenheit sind bei Anlagen, Sachkosten und Drittkosten ab einem Betrag von 100.000 Euro Vergleichsangebote einzuholen oder es ist zu begründen, warum das im Einzelfall nicht möglich war. Gleichartige Beschaffungen vom selben Lieferanten sind zusammenzurechnen. Die FFG-FAQ zum Kostenleitfaden 3.2 zieht das noch enger: Die Grenze gilt auch projekt- und jahresübergreifend, Teilbeträge und Rahmenverträge werden kumuliert. Förderungsvertrag und Ausschreibungsleitfaden können eine andere, strengere Wertgrenze vorsehen.

Die Umsatzsteuer ist nur dann förderbarer Kostenbestandteil, wenn kein Vorsteuerabzug besteht und die USt nachweislich tatsächlich und endgültig getragen wird. Dann darf brutto abgerechnet werden. Diese Regel steht nicht im Kostenleitfaden selbst, sondern in der FFG-FAQ zum Kostenleitfaden 3.2. Wer sie zitiert, sollte die richtige Fundstelle nennen.

Wird nicht vorschriftsmäßig abgerechnet oder unzureichend dokumentiert, kann die FFG laut Kapitel 5 des Kostenleitfadens 3.2 eine pauschale Kostenkürzung vornehmen, den sogenannten Sicherheitsabschlag. Auf eine Teilanerkennung besteht kein Rechtsanspruch. Das ist der Grund, warum die Zeitaufzeichnung am ersten Projekttag beginnt und nicht am Tag der Endabrechnung. Welche Fehler dabei immer wieder auftauchen, steht in Typische Fehler in Förderanträgen.

Wie baust du daraus einen belastbaren Kostenplan?

Ein Kostenplan entsteht aus dem Arbeitsplan. Bevor du rechnest, sichere den Anreizeffekt: Nach der aws T&I Richtlinie 2024-2026 (Stand 25.08.2026) ist eine Förderung insbesondere dann ausgeschlossen, wenn mit den Arbeiten am Vorhaben vor dem Einlangen des Förderungsantrags begonnen wurde. Vorarbeiten wie Durchführbarkeitsstudien, die der Antrag nicht umfasst, sind davon nicht betroffen.

Die Zahlen in den Schritten 3, 5 und 6 sind FFG-Werte aus dem Kostenleitfaden 3.2. Reichst du bei der aws oder einer anderen Stelle ein, gelten die Werte des dortigen Regelwerks.

1. Arbeitspakete festlegen: was gemacht wird, in welcher Reihenfolge, bis wann.
2. Je Paket bestimmen, wer daran arbeitet und mit wie vielen Stunden.
3. Stundensätze aus dem Jahreslohnkonto des letzten abgeschlossenen Kalenderjahres und dem Jahresstundenteiler herleiten, bei der FFG also bei Vollzeit durch 1.720.
4. Prüfen, ob eine Person über alle geförderten Projekte hinweg unter ihrem Jahresstundenteiler bleibt.
5. Anlagen, Sachkosten und Drittkosten den Paketen zuordnen und bei der FFG ab 100.000 Euro Vergleichsangebote einholen oder die Ausnahme begründen.
6. Gemeinkosten als Pauschale aufschlagen, bei der FFG 20 Prozent unter AGVO-Beihilfenrecht und 25 Prozent bei Forschungseinrichtungen, bei der aws nach dem Programmdokument. Danach alles streichen, was damit bereits abgegolten ist.
7. Zeitaufzeichnung ab dem ersten Projekttag aufsetzen, nicht später.

Was in dieser Rechnung offen bleibt, ist programmabhängig und nicht allgemein zu beantworten: der Gemeinkostensatz bei aws-Programmen, die Wertgrenze für Vergleichsangebote bei anderen Förderstellen, die Anerkennung von Schutzrechtskosten im konkreten Instrument, abweichende Wertgrenzen im Förderungsvertrag. Genau diese Punkte gehen wir im Erstgespräch an deinem Vorhaben durch. Wie so ein Verfahren von dort aus weiterläuft, steht in Vom Erstgespräch zur Zusage.