F&E-Projekte: wann Forschung förderfähig wird

Was macht ein Projekt zu Forschung und Entwicklung?

Nicht die Idee, sondern die Ungewissheit. Prämienbegünstigt ist gemäß § 108c Einkommensteuergesetz 1988 eigenbetriebliche Forschung und experimentelle Entwicklung, die systematisch und unter Einsatz wissenschaftlicher Methoden durchgeführt wird, mit dem Ziel, den Stand des Wissens zu vermehren. So gibt die FFG die gesetzliche Kerndefinition in ihren Fragen und Antworten zum Jahresgutachten in Version 2.0 wieder. Wie aufwendig oder wie teuer dein Vorhaben war, steht in dieser Definition nicht.

Ergänzend zieht die FFG das Frascati-Manual der OECD heran. Auf ihrer Seite zur Forschungsprämie nennt sie dafür die Fassung 2015, in dem von derselben Seite verlinkten FAQ zum Jahresgutachten in Version 2.0 steht dagegen an drei Stellen die Fassung 2002 in der jeweils gültigen Fassung. Welche Angabe rechtlich maßgeblich ist, geht aus den FFG-Unterlagen nicht eindeutig hervor.

Das Kriterienset selbst stammt aus dem Frascati-Manual. Als Prüffragen ausformuliert findet es sich in einer FFG-Webinarunterlage vom 22.09.2021, dort auf einer Folie zur Abgrenzung zwischen F&E-Prototyp und neuem Produkt: neu, schöpferisch, ungewiss, systematisch, übertragbar und reproduzierbar. Alle fünf müssen zutreffen, nicht drei oder vier.

Neu

Entstehen neue Ideen, Konzepte oder neues Wissen? Beim Prototyp macht die FFG das daran fest, ob es sich um ein Modell handelt, das alle Eigenschaften und Ausführungen eines neuen Produktes aufweist.

Schöpferisch

Wie unterscheidet sich deine Methode oder Vorgangsweise von den üblichen Lösungsansätzen? Routinetätigkeiten und offensichtliche Lösungen zählen nicht.

Ungewiss

Stand am Anfang wirklich nicht fest, ob und wie das Ziel erreichbar ist?

Systematisch

Gibt es einen geplanten, dokumentierten Ablauf?

Übertragbar und reproduzierbar

Ist das Ergebnis so festgehalten, dass andere darauf aufbauen können?

Die ersten beiden Zeilen geben die Prüffragen der FFG wieder. Für ungewiss, systematisch und übertragbar liefert die Unterlage nur die Bezeichnung des Kriteriums, die Erläuterung dazu ist meine eigene.

Wo hört Entwicklung auf und wo fängt Routine an?

Bei der Wiederholung. Die experimentelle Entwicklung umfasst keine routinemäßigen oder regelmäßigen Änderungen an bestehenden Produkten, Produktionslinien, Produktionsverfahren, Dienstleistungen oder anderen laufenden betrieblichen Prozessen, selbst wenn diese Änderungen Verbesserungen darstellen sollten. So gibt die FFG-Industrie-Richtlinie 2024-2026 in Version 1.2 in Anhang 10.1 die derzeit geltende AGVO wieder, die Allgemeine Gruppenfreistellungsverordnung, Verordnung (EU) Nr. 651/2014 in der Fassung der VO (EU) 2023/1315.

Diese Definition kommt aus dem Beihilfenrecht und ist die Grundlage der Zuschussprogramme der FFG. Für die Forschungsprämie gilt ein anderes Regelwerk: § 108c EStG samt Forschungsprämienverordnung, ergänzt um das Frascati-Manual. Die AGVO-Formulierung ist also ein brauchbarer Anhaltspunkt dafür, wo Routine anfängt, aber nicht der Wortlaut, an dem dein Prämienantrag gemessen wird. Den Verordnungstext selbst gibt die FFG in ihren Unterlagen nur wieder, maßgeblich ist die Fassung im Rechtsinformationssystem des Bundes.

Das Gegenstück zur experimentellen Entwicklung ist in derselben AGVO-Systematik die industrielle Forschung: planmäßiges Forschen oder kritisches Erforschen zur Gewinnung neuer Kenntnisse und Fertigkeiten. Diese Definition nennt digitale Branchen und Technologien ausdrücklich, unter anderem künstliche Intelligenz, Big Data und Cloud. Wer Software oder digitale Prozesse entwickelt, ist in den Zuschussprogrammen also nicht von vornherein draußen. Entscheidend ist, dass die Arbeit über das laufende Verbessern hinausgeht. Wie das im Digitalisierungsumfeld aussieht, steht in Digitalisierung mit Förderung.

Wie weit reicht der förderbare Teil?

Er endet früher als dein Projekt. Laut derselben FFG-Webinarunterlage vom 22.09.2021 ist die F&E-Phase zu Ende, sobald die technologischen Unsicherheiten gelöst sind, also sobald die Kriterien neu, schöpferisch, ungewiss, systematisch und übertragbar nicht mehr zutreffen. Alles danach gehört weiter zu deinem Vorhaben, zählt aber nicht mehr zum F&E-Anteil.

Ein mehrjähriges Vorhaben hat seine förderbare Phase oft nur in einem Teil der Laufzeit. Diese Trennlinie sauber zu ziehen ist die eigentliche Arbeit am Antrag. Welche Kosten in dieser Phase überhaupt angesetzt werden können, steht in Förderbare Kosten: von Personal bis Patent.

Was hängt in Zahlen daran?

14 Prozent der Forschungsaufwendungen eines Wirtschaftsjahres. So hoch ist die Forschungsprämie laut FFG. Das Bundesministerium für Finanzen bestätigt den Satz über das Unternehmensserviceportal, dessen Seite den Stand 1. Jänner 2026 ausweist. Gutgeschrieben wird die Prämie vom Finanzamt am Abgabenkonto und sie kommt auch Unternehmen ohne Gewinn zu.

Zugekaufte Entwicklung zählt begrenzt mit. Für Auftragsforschung sind laut Bundesministerium für Finanzen die von der Auftragnehmerin oder vom Auftragnehmer in Rechnung gestellten Aufwendungen ohne Umsatzsteuer begünstigt, maximal aber eine Million Euro pro vollem Wirtschaftsjahr (12 Monate). Der Sitz muss im EU- oder EWR-Raum liegen. Das ist eine Obergrenze der Bemessungsgrundlage der Prämie, keine Förderquote.

Zuschüsse kommen je nach Programm dazu.

• Basisprogramm: in der Regel 19 Prozent für große, 25 Prozent für mittlere, 28 Prozent für kleine Unternehmen und 31 Prozent für Startups.
• Kooperative F&E-Projekte: kleine Unternehmen 80 Prozent in der industriellen Forschung und 60 Prozent in der experimentellen Entwicklung, mittlere Unternehmen 70 und 50 Prozent, große Unternehmen 55 und 35 Prozent.

Beide Werte stehen in FFG-Leitfäden, die auf den Richtlinien 2024-2026 aufsetzen: das Basisprogramm im Leitfaden für Unternehmensprojekte der Experimentellen Entwicklung in Version 6.1, die kooperativen Projekte im Leitfaden für Kooperative F&E-Projekte in Version 5.2, beide gültig ab 1. Oktober 2025. Ausschreibungen auf dieser Rechtsgrundlage sind bis 31.12.2026 möglich, danach gelten die Nachfolgeregelungen. Stand dieser Seite ist der 25.08.2026.

Ob Prämie und Zuschuss in deinem Fall nebeneinander möglich sind und in welcher Reihenfolge du sie ansetzt, ist von Programm zu Programm unterschiedlich und hängt an deiner Kostenstruktur. Das gehört ins Erstgespräch und nicht in eine Faustregel.

Was liest die FFG im Jahresgutachten?

Drei Dinge: die Methode, die Neuheit gegenüber dem Stand des Wissens beziehungsweise der Technik und was in genau diesem Wirtschaftsjahr passiert ist.

• Im Feld Methode geht es um die konkrete Vorgangsweise, nicht um Eigenschaften des Ergebnisses. Die FFG schreibt genau das in ihre Vorlage Beschreibung der F&E-Aktivitäten, Ausgabe 2026.
• Die Neuheit beschreibst du gegenüber dem Stand des Wissens beziehungsweise der Technik. Dein eigener bisheriger Kenntnisstand ist nicht der Maßstab, so steht es in derselben Vorlage.
• Bei mehrjährigen Projekten reicht ein Verweis auf das Vorjahresgutachten nicht. Erkennbar sein muss laut FFG-FAQ zum Jahresgutachten in Version 2.0, welche Aktivitäten in genau diesem Wirtschaftsjahr stattgefunden haben.

Für eigenbetriebliche Forschung und experimentelle Entwicklung brauchst du dieses Jahresgutachten der FFG. Angefordert wird es nach Abschluss des Wirtschaftsjahres über FinanzOnline und es ist kostenlos.

Der Platz darin ist knapp. Pro Schwerpunkt oder Projekt stehen 3.000 Zeichen inklusive Leerzeichen zur Verfügung, mindestens 1.000 solltest du nutzen, maximal 20 Schwerpunkte oder Projekte sind möglich (FFG, Fragen und Antworten zum Jahresgutachten, Version 2.0, Kapitel 6.3). Auf dieser Fläche entscheidet sich, ob deine Arbeit als F&E erkennbar wird.

Welche Formulierungen an dieser Stelle regelmäßig Probleme machen, steht in Typische Fehler in Förderanträgen.

Wer entscheidet am Ende?

Das Finanzamt. Das Gutachten unterliegt der freien Beweiswürdigung des Finanzamtes, das allein über die Forschungsprämie entscheidet. Ein positives Gutachten ist damit ein starkes fachliches Argument, aber kein Bescheid.

Die FFG beurteilt außerdem nicht die Höhe der Forschungsaufwendungen und nicht, in welchem Umfang sie Bestandteil der Bemessungsgrundlage sind. Das macht ausschließlich das zuständige Finanzamt (FFG, Fragen und Antworten zum Jahresgutachten, Version 2.0, Kapitel 2.2). Für dich heißt das: fachliche Beschreibung und Kostenaufstellung werden getrennt geprüft. Beide müssen halten.

Was schreibst du ab dem ersten Tag mit?

Sechs Dinge, laufend statt rückwirkend. Was nicht mitgeschrieben wurde, lässt sich am Jahresende nicht mehr belegen. Wer die Beschreibung aus dem Gedächtnis rekonstruiert, schreibt am Ende Eigenschaften statt Vorgangsweise. Genau das will die FFG-Vorlage nicht.

1. Die Ausgangslage: welchen Stand des Wissens oder der Technik du vorgefunden hast und woher du ihn kennst.
2. Die offene Frage: was zu Beginn technisch ungewiss war.
3. Die Vorgangsweise: welche Methoden du systematisch eingesetzt hast und in welcher Reihenfolge.
4. Zwischenergebnisse samt der verworfenen Wege. Sie belegen die Ungewissheit besser als jedes Erfolgsprotokoll.
5. Den Zeitpunkt, an dem die Unsicherheiten gelöst waren. Ab dort endet die F&E-Phase.
6. Stunden und Kosten je Projekt, laufend erfasst statt am Jahresende geschätzt.

Wie aus diesen Notizen ein eingereichter Antrag wird, steht in Vom Erstgespräch zur Zusage.