Typische Fehler bei Förderanträgen

Fehler 1: Ab wann sind Kosten anerkennbar?

Anerkannt werden nur Kosten, die ab dem Einlangen deines Förderansuchens entstehen. Die WKO führt den Anerkennungsstichtag auf ihrer Seite zum Förderablauf (Stand laut Seite 10.05.2023) als eigenen Merkposten. Alles, was davor passiert, ist in aller Regel kein förderbarer Kostenpunkt mehr, unabhängig davon, wie gut das Vorhaben ist.

Was als Beginn zählt, listet die WKO in ihren Fördertipps für die Praxis auf: Lieferung oder Leistung, verbindliche Bestellung, Beginn der Bauarbeiten sowie Rechnungen und Zahlungen. Nichts davon darf vor dem Antragsdatum liegen. Für Projekte und finanzielle Verpflichtungen, die schon vorher eingegangen oder begonnen wurden, gibt es laut dieser Seite nachträglich meistens keine Förderung. Die Seite trägt den Stand 14.10.2014, inhaltlich deckt sie sich mit der jüngeren Seite zum Förderablauf.

Eine nachträgliche Heilung dafür habe ich in den hier verwendeten Quellen nicht gefunden. Ob eine bestimmte Vorarbeit bereits als Beginn des Vorhabens gilt, ist je nach Programm unterschiedlich geregelt und gehört vor der ersten Unterschrift im Leitfaden des konkreten Programms nachgelesen. Wie der Stichtag bei einer Gründung wirkt, steht in Gründen mit Förderung.

Fehler 2: Passt der Kostenplan zur Projektbeschreibung?

Der Kostenplan muss Position für Position zu dem passen, was die Projektbeschreibung ankündigt. Sonst kostet er Glaubwürdigkeit für den ganzen Antrag: der Text beschreibt Entwicklungsarbeit, der Plan besteht überwiegend aus Anschaffungen. Oder der Plan weist erhebliche Personalkosten aus und im Text kommt nicht vor, wer diese Arbeit leisten soll.

Der Widerspruch entsteht, wenn von einer Wunschsumme rückwärts gerechnet wird statt vom Arbeitsplan her. Leitest du die Kosten aus den Arbeitspaketen ab, kann er gar nicht erst auftreten. Welche Kostenarten überhaupt in Frage kommen, steht in Förderbare Kosten, den entwicklungsnahen Kern grenzt du wie in F&E-Projekte beschrieben ab.

Fehler 3: Wie viele Projektstunden darfst du pro Person abrechnen?

Pro Vollzeitkraft höchstens 1.720 Projektstunden im Jahr, und zwar über alle geförderten Projekte zusammen. Diesen Jahresstundenteiler nennt der Kostenleitfaden 3.2 der FFG unter Punkt 2.1. Das abgerechnete jährliche Projektstundenausmaß pro Person darf ihn nicht überschreiten, die Grenze gilt also nicht je Projekt.

Auffällig wird das, wenn dieselbe Entwicklerin in drei Projekten mitarbeitet und in jedem einzelnen eine plausible Stundenzahl steht. In Summe ergibt das mehr Stunden, als das Jahr hergibt. Der Leitfaden zieht dafür eine zweite Grenze: die in Förderungsprojekten insgesamt abgerechneten Personalkosten dürfen die Kosten laut Jahreslohnkonto nicht überschreiten. Genannt werden dabei beispielhaft FFG, EU, aws, FWF und Bundesländer. Die Betrachtung endet also nicht bei einer einzelnen Förderstelle.

Fehler 4: Welche Belege brauchst du, und ab wann?

Anerkannt wird nur, was du mit Belegen nachweisen kannst. Der Kostenleitfaden 3.2 der FFG, gültig seit 1. September 2025, knüpft das an den Förderungszeitraum laut Förderungsvertrag: die Leistungen müssen in diesem Zeitraum erbracht sein. Rechnungs- und Zahlungsdatum dürfen in begründeten Ausnahmefällen bis zu drei Monate danach liegen, mehr nicht.

• Das Rechnungswesen gleich bei Projektbeginn auf die Projektabrechnung einrichten statt es am Ende umzubauen
• Wird der Zeitraum knapp, die Verlängerung noch vor seinem Ende beantragen
• Die Nachweispflicht gilt für alle Projektpartner, auch für die, die selbst keine Förderung bekommen
• Alle projektrelevanten Unterlagen zehn Jahre aufbewahren, bei Darlehen oder EU-Kofinanzierung teils länger

Wer die Aufzeichnung erst am Projektende beginnt, kann Stunden im Nachhinein nicht mehr sauber belegen. Genau das verlangt der Leitfaden aber: ohne Beleg keine Kostenanerkennung. Die Rekonstruktion ist damit nicht nur aufwendig, sie liefert auch das schlechtere Ergebnis.

Fehler 5: Darfst du Kosten zwischen Projektpartnern verrechnen?

Nein. Der Kostenleitfaden 3.2 der FFG sagt es unter Drittkosten in einem einzigen Satz: die Verrechnung von Kosten zwischen Projektpartnerinnen und Projektpartnern ist grundsätzlich nicht anerkennbar. Das Wort grundsätzlich stammt aus dem Leitfaden, welche Ausnahmen es darunter gibt, sagt er an dieser Stelle nicht. Weil der Satz unter Drittkosten steht, ist er in Konsortien leicht zu übersehen.

Der Fehler ist schnell passiert. Ein Partner hat die Ausstattung oder das Personal, also stellt er dem anderen seine Leistung in Rechnung. In der Abrechnung fällt dieser Posten dann heraus und die Lücke trägt das Konsortium selbst. Wer gemeinsam einreicht, klärt vorher, wer welche Kostenart bei sich selbst trägt.

Fehler 6: Wann musst du eine Projektänderung melden?

Unmittelbar nach Bekanntwerden, sofern die Änderung wesentlich ist. Der Leitfaden für Unternehmensprojekte der Experimentellen Entwicklung in Version 6.1, gültig seit 1. Oktober 2025, sieht dafür einen Zwischenbericht vor. Bei vertragsrelevanten Inhalten wie Förderungszeitraum oder Kostenstruktur reicht die Meldung nicht, dort brauchst du eine Genehmigung der FFG.

Meldepflichtig sind laut demselben Punkt auch wichtige Ereignisse im Unternehmen, etwa Änderungen der Eigentumsverhältnisse, eine Absiedelung oder ein Insolvenzverfahren.

Derselbe Leitfaden nennt drei Rückzahlungsgründe: unvollständige oder unrichtige Information an die FFG, vernachlässigte Berichtspflichten und nicht genehmigte wesentliche Ablaufänderungen. Ob und in welchem Umfang zurückgefordert wird, sagt der Leitfaden nicht. Der Tatbestand steht darin, damit ist eine Rückforderung jederzeit begründbar.

Was gehört vor der Einreichung geklärt?

Der Anerkennungsstichtag im gewählten Programm, die Deckung von Kostenplan und Projektbeschreibung, die pro Person bereits verplanten Projektstunden, die Kostenträgerschaft im Konsortium und der Meldeweg für Änderungen. Als Fragen formuliert sind das fünf Punkte.

1. Wann ist der Anerkennungsstichtag im gewählten Programm und was hast du bis dahin bewusst noch nicht unterschrieben?
2. Passt der Kostenplan zur Projektbeschreibung, Position für Position?
3. Wie viele Projektstunden sind pro Person über alle geförderten Projekte hinweg bereits verplant?
4. Wer im Konsortium trägt welche Kostenart, ohne dass zwischen Partnern verrechnet wird?
5. Wie und an wen meldest du eine Änderung, sobald sie absehbar ist?

Alle fünf Punkte lassen sich vor der Einreichung klären, danach nicht mehr. Wie ein Verfahren von dort aus weiterläuft, steht in Vom Erstgespräch zur Zusage.

Stand dieses Textes ist der 24.08.2026. Zitiert sind der FFG-Kostenleitfaden in Version 3.2 (gültig ab 1.9.2025) und der Leitfaden für Unternehmensprojekte der Experimentellen Entwicklung in Version 6.1 (gültig ab 1.10.2025), dazu zwei WKO-Seiten mit Stand 10.05.2023 und 14.10.2014. Leitfäden werden in neuen Versionen abgelöst, prüf vor deiner Einreichung die dann gültige Fassung.